お礼状はいつまでに送るべき?ベストなタイミング状況別まとめと書き方の基本

造花と手紙

お礼状と言えば、いちばん悩むのが書き方ですが、送るタイミングについてもすこし考えてしまったりしませんか?お中元やお歳暮などの御祝、お見舞いなどいろいろなケースごとに、実はいちばん適したタイミングがあります。時期を間違えると、伝えたい感謝の気持ちが薄くなってしまうことも考えられます。

そこで、今回はいつまでにお礼状を出すべきなのか、主な状況別にまとめてみました。あわせて、お礼状の書き方の最低限おさえておきたい基本もチェック!適切なタイミングにお送りして、しっかりと気持ちを伝えましょう(^^)/

お礼状を出すタイミングまとめ

郵便ポストと紫の紫陽花

お中元・お歳暮・お祝いの品、その他贈り物へのお礼状、就職の紹介などの依頼事へのお礼状、病気・災害などお見舞いへのお礼状、の3種類の送る時期をまとめてみました。

お中元・お歳暮・お祝い品などその日のうちに
就職の紹介など頼み事2週間ほどが目安(ある程度、事後報告をした方が良いため)
病気・災害などのお見舞い状況が落ち着いてから。(快気祝いでお返しする方法も)

☑お中元・お歳暮・お祝いの品、その他贈り物の場合

基本的には、はやめのお礼がベストです。贈答品のお礼なら届いたことの報告もかねて、お礼状を出す意味合いがあります。忙しくてなかなか送れない時もあるかと思いますが、遅くても3日以内には出したいところです。

☑就職の紹介などの依頼ごとの場合

依頼ごとの場合は、すぐに書くというわけにはいかないことが多いです。就職の紹介を例に挙げると、就職した後の状況などある程度の事後報告が必要になってくるからです。基本的には、はやい方が良いですが、すこし間をあけるのが自然です。と言っても、1カ月以内が目安となります。

もし、報告できることがないという場合は、感謝の気持ちだけを簡潔にまとめて、2,3週間以内には送りましょう。

☑病気・災害などお見舞いの場合

お礼はできるだけ早くがルールですが、このケースのみは例外です。病気の症状が落ち着いてから、地震など災害ではある程度生活にゆとりが出てから、事態が落ち着いてからお礼状を出すのが基本です。

また、病気の場合は、快気祝いでお返しする方法も喜ばれます。自筆のお礼状を添えるとより丁寧になります。

お礼状の書き方の基本 これだけは押さえたいマナー6点

さいころ6

ここでは、必ず間違えないようにしたい書き方の基本についてまとめています。お礼状を書く前にチェックし、書きあげた後も最後に見直しをしたいポイントです。感謝の気持ちをしっかり伝えるためにはどれも欠かせない大切なマナー、ぜひチェックしてみてください。

1.手紙のルールを守る

手紙には、基本的な構成があります。前文・主文・末文や頭語・結語などのルールを押さえて書いていきましょう。

また、封書とハガキの使い分けなどもルールがあるので、状況によって確認しておくのがおすすめです。

2.相手との関係性を考えた文章を書く

あなたより目上の人に出すのか、また親しさはどれくらいか、など相手との関係性を踏まえた文章を書く必要があります。

極端に言うと、親戚へ出す贈り物のお礼状の冒頭で「拝啓 立春とは名ばかりの厳しい寒さですが・・・」となると不自然この上ないですよね。ここまでの間違いはまずないですが、微妙に敬語を間違えたりするケースは意外と多いもの。

パートナー・親・子どもなどの代筆として書くケースはとくに、気をつけたい点です。それぞれの相手に適した言葉遣いを心掛けましょう。

3.簡潔・丁寧に

お礼状の内容は、その名の通り「お礼」のみが基本です。短めの文章で、簡潔に丁寧にまとめるのがベストです。

相手によっては、他の用事などがある場合もあると思いますが、そんな時は別便にするほうが好ましいです。

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4.固有名詞を間違えない

お礼状以外にもあてはまりますが、何か文書を送る際に気をつけたいのが、固有名詞の間違いです。例えば、相手の名前・会社名・肩書・住所などです。とくに、名前は間違えたら致命的なので、難しい漢字の方などは特に注意したいところです。書きあげてから、必ず最後の見直しをしましょう。

5.誤字、脱字の確認

いくら基本的な手紙のマナーにのっとって良い文章が書けたとしても、誤字脱字があると台無しになってしまいます。最後の見直しをする時のコツとして、声に出して読み上げることで気づきやすくなります。音読の見直し確認の効果は、黙読と比べてぐんと期待できるので、おすすめです。

6.文字のバランスなど見た目の美しさ

文章の中身はもちろんですが、文字のバランス・間隔なども気をつけたい点です。印象が大きく変わります。

また、封筒やハガキの表書き・裏書、切手の貼り方なども気を抜かずに丁寧にしたいところです。相手がまず最初に目にするのはこのような手紙の外見なので、ここの印象が良ければ中身の文章もより好意的に見てもらえる可能性が高まり、感謝の気持ちがぐっと伝わりやすくなります。

まとめ

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お礼状について、出すタイミングと書き方の基本マナーについて見てきました。お礼状を出す機会というのは、そう頻繁にあるものではないので、書く前にはしっかりと確認しておくのが無難ですね。

ここで、今回の内容を簡単に振り返っておきたいと思います。

お礼状を出す時期一覧

お中元・お歳暮・お祝い品等 できるだけ早め(当日~3日以内が目安)
就職の紹介等の頼み事 2週間ほどが目安
病気・災害等のお見舞い 状況が落ち着いてから

お礼状の書き方の基本6点

  1. 手紙のルールを守る
  2. 相手との関係性を考えた文章を書く
  3. 簡潔・丁寧に
  4. 固有名詞を間違えない
  5. 誤字、脱字の確認
  6. 文字のバランスなど見た目の美しさ

これらのマナーにのっとって、正しいお礼状を書くことでより気持ちが伝わりやすくなります。送るタイミング+基本的な書き方に、あなた自身の言葉を加えて、素敵なお礼状を届けましょう☆

kanren01
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